Scheust auch Du Dich vor spontanen Präsentationen? Dann bist du hier genau richtig. In dieser Podcastfolge erfährst Du, vor welchen vier Typen von Menschen Du bei einer Präsentation stehst und wie Du sie begeistern kannst.
Erfahre zudem etwas über Methoden und Modelle aus der Welt des NLP mit denen Du die verschiedensten Texte spannend und ansprechend gestalten kannst.
Gewinne durch diesen Podcast neue Ideen und Ansätze. Viel Spaß beim Zuhören und Ausprobieren!
Jeder Mensch entscheidet für sich selbst, ob ihm seine Arbeit ein Gefühl von Spaß vermittelt. Du selbst hast die freie Wahl, Dich in eine für Dich gewünschte Richtung weiterzuentwickeln, oder in alten, unbefriedigenden Bedingungen zu verharren. Dein neues Motto sollte: „Love it, leave it or change it!“ lauten.
In diesem Podcast wird Dir ein Motivationsmodell nach Reinhard K. Sprenger vorgestellt, durch welches Du neues Kraftpotenzial schöpfen wirst.
Lerne des Weiteren auch Deine Motivation auf Deine Mitarbeiter zu übertragen und ihre Selbstverantwortung zu fördern, um ihre Motivations- und Leistungsfähigkeit zu steigern.
Hier geht es zur JETZT ERFOLGREICH! Podcast Folge 10
In Deine Partnerschaft oder Ehe ist der Alltag eingekehrt? Du vermisst das Kribbeln, die Leichtigkeit? In unserer neuen Podcast Folge erfährst Du Strategien, wie Ihr Euch neu ineinander verlieben und die Beziehung beleben könnt.
Im zweiten Teil gilt das Motto: „Sorge Dich nicht, lebe!“. Erfahre Tipps von dem berühmten Selbsthilfelehrer Dale Carnegie, wie Du ein unbeschwertes Leben führen und Deine Ängste überwinden kannst. Schließlich gilt: „Überwinde Dich selbst – und Du wirst die Welt überwinden…“
Also einfach mal loslassen, zuhören und lernen…
Tipps von Expertin Rositta Beck
Die Informationsflut erschwert an vielen Arbeitsplätzen die tägliche Arbeit. Hereinkommende E-Mails unterbrechen den Arbeitsfluss, Zurufe von Kollegen zwischen Tür und Angel werden irgendwie gemerkt oder auf Zettelchen notiert, Anrufe werden entgegengenommen und lassen sich einem Vorgang nicht direkt zuordnen. Ach – wo ist eigentlich der Vorgang? Hatte ich das nur auf dem PC oder ausgedruckt? Muss ich mir direkt noch mal aufschreiben – Zettelchen, … Da kommt dann schon wieder eine Neuigkeit. Fluch und Segen zugleich – die technischen Möglichkeiten. Sie erlauben ständigen Zugriff und auch Erreichbarkeit. Verpassen möchte man schließlich auch nichts, dafür sorgt WhatsApp auf dem Smartphone, Twitter & Co lassen ebenso grüßen.
Arbeitsunterbrechungen
Hinzu kommen Informationen, die man im Intranet oder in Online-Portalen recherchiert. Sogar Facebook hat Einzug in die Arbeitswelt erhalten. Auf Firmen-Fanseiten finden sich hilfreiche Beiträge und gleichzeitig verleitet das, sich „mal kurz“ die persönliche Pinnwand anzuschauen. So viel erst einmal zu dem, was uns umgibt und was es auslöst: Unterbrechungen, Zeitdruck und Stress. Unterbrechungen lenken vom Wichtigen ab. Es kommt zu spontanen Prioritäten – „nur mal kurz … machen“. Das wirkt sich auf die Planungssicherheit und die Qualität aus. Wie viele Unterbrechungen hast Du am Tag zu verkraften? Verschaffe Dir einen Überblick, in dem Du ein Unterbrechungsprotokoll führst. Notiere Dir, wann Du welche Unterbrechung erfährst in einer Strichliste. So erhältst Du einen Eindruck über die Anzahl, Art und den am stärksten betroffenen Zeitabschnitt. Führe diese Liste über eine oder zwei Wochen. Vielleicht reichen auch schon drei Tage und Du erkennst bestimmte Muster. Jetzt hast Du die Möglichkeit, daraus Verhaltensänderungen abzuleiten.
Schaffe Dir Rituale, sie sorgen für Struktur im Informationsdschungel. An M-Tagen (Montag und Mittwoch), werden Rechnungen geschrieben, an D-Tagen (Dienstag und Donnerstag) Kunden akquiriert.
Arbeitsplatzorganisation – Posteingang – E-Mails abrufen
Schauen wir uns Dein bisheriges Posteingangs-Ritual an. Was hat sich denn in Deinem Posteingang so angesammelt – wie viele E-Mails bietest Du? In unseren Seminaren fragen Teilnehmer dann nach „Gelesene oder ungelesene?“. Es gibt auch „Experten“, die Gelesene zu Ungelesenen machen, damit diese über Hervorhebung noch sichtbar bleiben. Das ist alles andere als effizient und macht überhaupt keinen Spaß! Etwas, was ich schon einmal gelesen habe, jetzt nicht erledige, als Ungelesen kennzeichne, um es dann irgendwann noch einmal zu lesen und und und – die Information wird dadurch wirklich nicht attraktiver. Statt sich von hereinkommenden E-Mails unterbrechen zu lassen, könntest Du drei feste Zeiten für die Bearbeitung einrichten. Das sorgt auch schon für weniger gedankliche Rüstzeiten beim auf und ab zwischen Konzentration – Unterbrechung – Wiederfinden des vorausgegangenen Arbeitsschrittes. Ein Bündeln in Arbeitsblöcke oder Intervalle um 09:00, 11:30 und 14:00 Uhr reduziert Unterbrechungen ungemein. E-Mail ist kein Telefon. Würdest Du der Feuerwehr eine E-Mail senden „Hier brennt es!“? Niemand kann verlangen, auf eine E-Mail SOFORT eine Antwort zu erhalten. Falls doch, solltest Du in einem Gespräch Erwartungen und Möglichkeiten miteinander klären.
Posteingang – AHA-Methode
Reduziere die Informationsflut mit der AHA-Methode für den Posteingang (Papier und E-Mail). Stelle Dir dazu drei Fragen und entscheide direkt. Die erste Frage lautet: Kann ich diese Nachricht löschen, ist sie „Abfall“ (A)? Sind Deine Kriterien für „darf“ gelöscht werden klar? Wir meinen, es muss sogar gelöscht werden. E-Mail ist nicht das Logbuch Deines Berufslebens. Du trägst auch die Post nicht wieder zurück in Deinen Briefkasten, wenn Du Dir gerade unsicher bist, ob Du das Schriftstück noch einmal brauchst. Falls Du die Frage „kann gelöscht werden“ mit Ja beantwortest, dann TUE es bitte auch.
Sonst stelle Dir die zweite Frage: Welches Handling (H), welche Aufgabe hast Du mit diesem Brief/dieser E-Mail? Lässt sie sich innerhalb von drei Minuten erledigen? Dann TUE es jetzt direkt. Ansonsten überlege Dir, wie lange eine Bearbeitung dauert und plane diese Zeit in Deine Aufgabenliste mit einem festen Datum ein. Die Dauer ist insofern wichtig, als Deine Aufgabenliste maximal 60 % der täglichen Arbeitszeit umfassen sollte. Bei einem acht Stunden Tag darfst Du also maximal fünf Stunden verplanen. Die übrigen 40 % (drei Stunden) füllen sich durch Unterbrechungen und Neues von selbst. Dabei gehen wir hier von einem „normalen“ Arbeitsplatz abseits von Arztpraxen, Kliniken, Feuerwehr, Börse aus. In diese Aufgabenliste trage auch wiederkehrende, zugerufene oder telefonisch erhaltene Aufgaben ein. Für den privaten Bereich eignen sich kostenlose softwareseitige Hilfen wie Evernote, Remember the Milk, Toodledo für PC, Tablet oder Smartphones. Je nachdem, welches Mailprogramm Du nutzt, empfehlen wir einen Ordner am Posteingang, der „warten auf …“ heißt. Hier rein verschiebst Du E-Mails mit Fälligkeitstermin und Erinnerungsfunktion. Für die Papiervariante helfen Wiedervorlagesysteme wie Pultordner (1 – 31) oder Hängemappen. So hat der Termin bis zur Aufgabe seinen Platz.
Schnellbausteine und auch Quicksteps (neu ab Outlook 2007) erleichtern eine kurze Information an den Versender. Sinngemäß „vielen Dank … wir benötigen noch etwas Zeit und melden uns …“. Das spart Rückfragen.
Ja und jetzt die dritte und finale Frage, wenn die Information weder gelöscht werden kann noch ein Handling erfordert, bleibt nur noch Ablage (A) übrig. Speichere oder lege die Information ab.
Das Ergebnis dieser AHA-Methode: der Posteingang ist leer.
Ablage- und Wiedervorlagesystem – Einheitliches Ablagesystem 
Wenn Du ein gutes Ablage- und Wiedervorlagesystem einsetzt, arbeitest Du sogar ganz ohne Stapel. Auch die Anzahl interner E-Mails lässt sich über eine gute Organisation reduzieren. Dazu müssen allen Beteiligten die Ablageregeln (Ablageplan, Konvention Dateinamen, Aufbewahrungsfrist) klar sein. Mit angewendeter Hyperlinkfunktion werden Dateien dann intern nicht mehr versendet, sondern nur noch der Link. Das reduziert auch verschiedene Versionen und Speicherorte des Dokumentes. Eine überarbeitete Ablagestruktur auf dem Server spart Nerven und Suchzeiten. Gerade dort, wo ohne Sharepoint oder Dokumentenmanagementsystem mit dem Windows-Dateisystem gespeichert wird, sind diese Regeln wichtig. Sonst entstehen „Hoheitsgebiete“ wie „meine“ und „deine“ Ablage. Die positive Absicht: „ich finde mich nicht zurecht und damit ich Zeit spare, lege ich mir mein Dateisystem an.“ So existieren Dateien dann mehrfach unter anderem Namen, werden gesucht, überarbeitet und es entstehen verschiedene Versionen. Kommen neue Mitarbeiter oder neue Projektmitglieder hinzu, wird es abenteuerlich.
Grundregeln Ablagestruktur – Ablageordner reduzieren
Eine Grundregel für die Ablagestruktur lautet: Reduziere die Anzahl der Ordner auf der ersten Ebene auf zehn. Hast Du mehr als zehn, gibt es zwei Zeitfresser. Den einen beim Versuch, eine Datei im richtigen Ordner zu finden, und den anderen, wenn Du eine neue Datei speichern willst. Besonders beim Speichern besteht die Gefahr, zusätzliche Ordner zu bestehenden anzulegen oder die Datei einfach an anderer Stelle „übergangsweise“ abzulegen. Es soll ja immer alles schnell gehen.
Erreichbarkeit von Dateien für alle
Dateien sollten von allen Beteiligten ohne Such-Nachfragen erreichbar sein. Wem nützen Dateien auf dem Home-Laufwerk oder, schlimmer noch, wenn jeder lokal speichert? Schließlich haben wir es nicht mit „meinen“ oder „deinen“ Dateien zu tun – sie müssen allen am Prozess Beteiligten zugänglich sein. Lokales Speichern birgt das Risiko des Datenverlustes (Hardware-Defekt, Diebstahl des PCs).
Weitere Aspekte um die Informationsflut einzudämmen
Die eigenen Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern, zum Beispiel Schnell-Lesetechniken einsetzen, annahmegerecht Nein zu sagen, Informationsdiät einzufordern, klare Entscheidungen zu fällen, sind ein Ansatz, das Mehr an Informationen im Griff zu halten.
Unterscheidung zwischen wichtigen und unwichtigen Informationen
Reflektiere kurz, mit welchen Informationen Du Dich während der letzten vier Arbeitstage befasst hast. Jetzt stelle Dir einmal die anderen gegenüber, mit denen Du Dich hättest befassen müssen. Gibt es hier eine Lücke? Wer oder was hat sich dazwischen gedrängt? Kamst Du dadurch Deinem Ziel näher? Auf welche Informationen könntest Du zukünftig verzichten? Welche benötigst Du als Exzerpt statt als 50 Seiten PDF? Es gehört Entschlossenheit dazu, eine andere Informationskultur beispielsweise bei übergroßen Verteilern anzusprechen.
Selbstdisziplin ist mehr und mehr gefragt. Ein jeder ist gefordert abzuwägen, vor welchem Ziel sich das Lesen, die Weitergabe oder Archivierung von Informationen lohnt. Ist es einfach nur persönliches Interesse statt betriebliche Notwendigkeit? Steht das Ziel fest, solltest Du Dich auf Deinen Bedarf, Deine Fragen fokussieren.
Umgang mit Informationsflut:
Rositta Rappen
Rositta Beck-Rappen, Expertin für Büroorganisation und Kommunikation ist Vollblut-unternehmerin, erfolgreiche Beraterin, Coach, Buchautorin, Referentin und Inhaberin von denkvorgang. Neben Arbeitsplatz-Coachings zählen Seminare (Inhouse und offen), Impulsvorträge und vor Ort Beratungen zum Angebot. Seit 2011 steht ein Netzwerk praxiserprobter Berater, Trainer und Coaches deutschlandweit zur Verfügung. Das Nutzenversprechen: So gelingt Zusammenarbeit.