Arbeit – JETZT ERFOLGREICH!

JETZT ERFOLGREICH! Podcast Folge 10

Geschrieben am 24. September 2014 Von Stephan Landsiedel Veröffentlicht unter Alle, Beruf, JE Podcast .

Jeder Mensch entscheidet für sich selbst, ob ihm seine Arbeit ein Gefühl von Spaß vermittelt. Du selbst hast die freie Wahl, Dich in eine für Dich gewünschte Richtung weiterzuentwickeln, oder in alten, unbefriedigenden Bedingungen zu verharren. Dein neues Motto sollte: „Love it, leave it or change it!“ lauten. In diesem Podcast wird Dir ein Motivationsmodell nach Reinhard K. Sprenger vorgestellt, durch welches Du neues Kraftpotenzial schöpfen wirst. Lerne des Weiteren auch Deine Motivation auf Deine Mitarbeiter zu übertragen und ihre Selbstverantwortung zu fördern, um ihre Motivations- und Leistungsfähigkeit zu steigern. Hier geht es zur JETZT ERFOLGREICH! Podcast Folge 10

Die FISH-Philosophie – motiviert arbeiten

Geschrieben am 19. Juli 2014 Von Stephan Landsiedel Veröffentlicht unter Alle, Beruf, Erfolg .

Fischmarkt Hintergrundgeschichte:

Eines der bekanntesten Motivationskonzepte für Teams stammt vom weltberühmten Pike Place Fischmarkt in Seattle. Dort wurden einfache Fisch-Verkäufer zu Weltstars, indem sie vier einfache Prinzipien in ihrer täglichen Arbeit anwendeten. An diesem ungewöhnlichen Ort wird aus einem Fischverkauf eine richtige Show gemacht. Fische fliegen durch die Luft, ein Witz jagt den nächsten und das Beste daran: die Kunden werden in das Spiel mit einbezogen. Aus einer an für sich recht langweiligen und knochenharten Arbeit wird ein großer Spaß.

Dieser Fischmarkt gehört mittlerweile zu den großen Attraktionen der Stadt, die kein Tourist verpasst, wenn er Seattle besucht. Im Jahr 2001 wurde der Pike-Piace Fischmarkt von CNN zum beliebtesten Arbeitsplatz der vereinigten Staaten erkoren. Was bewirkt diese unglaubliche Motivation der Fischverkäufer? Was wissen sie, was andere nicht wissen, die sich jeden Tag zu ihrer Arbeit quälen? Wie entsteht Spaß am Arbeitsplatz und wie kannst Du das für Dich nutzen?

Schon seit vielen Jahren ist die FiSH-Philosophie ein Geheimtipp für Motivationstrainings. Man kann alles sehr einfach beschrieben in mehreren Büchern nachlesen. Es gibt sogar einen kleinen Film, der über die FiSH-Philosophie gedreht wurde. Allerdings sind die Rechte, das Video zu zeigen, recht teuer. Kein Wunder, denn Motivation wird vielerorts dringend gebraucht und da sind ungewöhnliche Ansätze wie der, der Fisch-Verkäufer in Seattle, willkommen.

1. Wähle Deine Einstellung

Du hast immer die Wahl, wie Du Deine Arbeit machen möchtest. Du kannst jammern und klagen oder Du machst das Beste daraus. Vielleicht sagst Du: „Aber ich bin nur am Fließband, da gibt es keinen großen Sinn in meiner Arbeit.“ Auch das kannst Du ändern, Du musst nicht dort arbeiten. Niemand steht mit der Pistole hinter Dir. Natürlich kann es sein, dass Dir der Preis der Arbeitslosigkeit dafür zu hoch erscheint. Aber dann hast Du wieder eine Wahl getroffen. Wenn Du die Umstände nicht ändern kannst, dann ändere wenigstens Deine Einstellung dazu.
Klage nicht dauernd andere für Dein Schicksal an. Mach das Beste daraus. „Love it, leave it or change it.“ bringt es auf den Punkt. Auch die langweiligste Arbeit wird erträg lich, wenn Du sie als Herausforderung ansiehst und ständig auf der Suche nach neuen Erfahrungen bist. Fang nicht erst nach Deinem Arbeitstag mit dem Leben an, sondern fülle Deinen Berufsalltag mit Freude.

2. Spiele – hab Spaß!

Gehe lustvoll an Deine Arbeit heran und suche nach Gelegenheiten zum Spielen. Mache Deinen Arbeitsplatz zu einem Ort, an dem Du und andere sich gerne aufhalten. Finde kreative Möglichkeiten, etwas Neues zu entdecken, fördere Innovationen und habe den Mut, auch mal etwas auszuprobieren. Gib Dir selbst die Erlaubnis, auch bei der Arbeit Spaß zu haben. Vielleicht hast Du anfangs nur einen kleinen Gestaltungsspielraum, dann fange halt im Kleinen an. Hänge neue Bilder auf, bringe Pflanzen mit. Etwas kannst Du immer tun.

3. Bereite anderen eine Freude

Wenn Du anderen Freude bereitest, wirst Du selbst als der Schenkende Freude empfinden. Reich ist nicht der, der viel hat, sondern der, der viel gibt.
Mach Deinen Kollegen, Mitarbeitern, Führungskräften und Kunden eine Freude. Halte gezielt nach solchen Möglichkeiten Ausschau. Dadurch wirst Du langfristig die Arbeitsatmosphäre enorm verbessern und selbst den ganzen Tag über positive Gefühle haben.

4. Sei präsent!

Das vierte Prinzip der FiSH-Philosophie lädt dazu ein, in der Gegenwart zu leben. Sei für den konkreten Menschen da, der Dich gerade in diesem Moment braucht. Sei mit Kopf und Herz bei der Sache und lass Dich auf einen echten menschlichen Kontakt ein. Das gilt auch beim Telefonieren oder E-Mail lesen. Konzentriere Dich auf den anderen. Die Dinge, die wir mit halbem Herzen tun, erschöpfen uns am meisten, machen müde und sorgen langfristig für einen Burn-Out.

Wenn es gelingt, die FiSH-Philosophie im eigenen Unternehmen anzuwenden, dann bringt sie frischen Wind, Lebenssinn, Dasein für die Mitmenschen und ganz viel Freude. Die Fischverkäufer in Seattle werfen Fische.
Was kannst Du tun, um Spaß bei der Arbeit zu haben?

Buchtipp: Für immer FISH!

Lerne die FiSH-Philosophie in diesem kurzweiligen Buch kennen.
Es macht Spaß und ist leicht zu lesen.
Lass Dich von den Fischverkäufern auf dem weltberühmten Seattle Fischmarkt inspirieren und lerne, wie Du selbst deinen Berufsalltag mit der FISH-Philosophie bereichern kannst!

Datenfluten bewältigen

Geschrieben am 7. Mai 2014 Von Gastautor Veröffentlicht unter Alle, Beruf, Erfolg, Leben .

Datenfluten bewältigen

Jeden Tag strömen gewaltige Fluten an Informationen auf uns ein. Menschen wollen uns sprechen, Fernsehen, Radio, Zeitungen, Magazine, Telefon, SMS, Fax, E-Mail, Facebook und Twitter buhlen um unsere Aufmerksamkeit. Man könnte sich den ganzen Tag mit den hereinkom- menden Informationen beschäftigen. Ein paar Minuten googeln, ein wenig Kontakt- pflege auf den Social Media-Plattformen und schon sind zwei Stunden um. In manchen Branchen vergehen gerade mal 10 Minuten, ehe der nächste Anruf oder die nächste E-Mail einen aus der aktuellen Aufgabe herausreißen. Bei dieser Fülle an Informationen brauchen wir zum einen die Fähigkeit, die wirklich wichtigen Dinge herauszufiltern und zum anderen Tech- niken und Methoden, um diese effizient zu bewältigen. Genau darum geht es in dem Buch „Und täglich grüßt die Daten- flut“ von Helgo Bretschneider, aus dem ich auf den nächsten Seiten einige Tipps vorstellen möchte. Mit zunehmender Informationsflut entwickelt sich unser Gehirn weiter. Heutige Gehirne haben sich der aktuellen Komplexität angepasst und können sie gut bewältigen. Allerdings führt zu hohe Dauerbelastung auch zu
Stress und in der Folge zu Überlastung. Da wir ständig von vielen attraktiven Reizen umgeben sind, braucht es immer emotio- nalere Ereignisse, um unsere Aufmerksam- keit überhaupt noch zu fesseln. Unsere Wahrnehmung wird immer oberflächlicher. Nachrichten berichten deshalb sehr häufig von negativen Ereignissen, um ihre Ein- schaltquoten hoch zu halten.

Multitasking
Auch wenn wir bis zu einem gewissen Grad die Fähigkeit haben, mehrere Dinge gleichzeitig zu bewältigen, so ist es doch gesünder und effizienter, sich nur mit einer Aufgabe zu beschäftigen, insbeson- dere beim Autofahren steigt die Gefahr deutlich, wenn wir gleichzeitig telefonie- ren. Beim Multitasking passieren mehr Fehler und die Arbeitsqualität sinkt. Wenn wir jedoch nicht in allen Bereichen 100% brauchen, kann Multitasking Zeit sparen. Durch ein gezieltes Training lässt sich die Arbeitsgedächtnisleistung und damit die Fähigkeit zum Multitasking erheblich verbessern. Fordere darum Dein Gehirn immer wieder heraus und erlebe Neues. Nimm einen anderen Weg zur Arbeit, iss mal mit Stäbchen usw. Spiele mehrmals pro Woche Schach, Sudoku oder ein pädagogisch-wertvolles Computerspiel. Es gibt wissenschaftliche Nachweise, dass sich dadurch das Arbeitsgedächtnis steigern lässt. Mache regelmäßig Entspannungs- übungen oder eine Meditation. Bei all dem ist es sehr wichtig, dass Du eine positive Einstellung zur Verarbeitung von Informa- tionen hast. Nutze alle Möglichkeiten und werde jeden Tag etwas erfahrener und weiser im Umgang mit der Informationsflut.

Effizienter Umgang mit E-Mail
E-Mails bieten ganz unbezweifelbar hervorragende Möglichkeiten, aber manchmal kann die Flut der Mails auch erdrückend sein. Viele Menschen haben ein suchtar- tiges Verhalten entwickelt.
Im 10-Minuten- Takt werden Mails abgerufen und teilweise gleich bearbeitet. Dabei werden aktuelle Tätigkeiten liegengelassen und die Einar- beitung nach der Unterbrechung ver- schlingt viel Zeit und geistige Ressourcen. Überdenke Dein Verhalten im Umgang mit E-Mails. Schaffe visuelle und akustische E-Mail-Meldungen ab und finde einen Rhythmus, der zu Dir passt. Für viele Bereiche ist es sicherlich völlig ausrei- chend 2-3 Mal am Tag Mails zu checken und sich dann auch wirklich die Zeit dafür zu nehmen. Reine Info-Mails müssen nicht unbedingt mit einer Danke-Nachricht-Erhalten-Mail beantwortet werden. Das schafft nur für beide Seite unnütze Zeitverluste. In vielen Fällen ist es wichtig, zeitnah auf hereinkommende Nachrichten zu reagieren. Wenn Du es nicht innerhalb von 48 Stunden schaffst, dann sende eine kurze Nachricht, dass die Mail angekom- men ist und Du sie zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten wirst.

Verwalten von Informationen
Ordnung im Büro spart in der Regel viel Zeit ein, weil Unterlagen schnell gefunden werden und der notwendige Überblick da ist. Man kommt auch nicht so leicht in Ver- suchung, sich plötzlich doch mit etwas an- derem zu beschäftigen. Nimm Dokumente nach Möglichkeit nur einmal in die Hand. Entscheide Dich nach dem MAUS-Prinzip:

M wie Müll: Werfe unnötige Informationen in den Papierkorb.
A wie Aktenordner: Lege nur ab, was Du wirklich brauchst. Mache es sofort.
U wie Unternehmen: Sortiere die Informa- tion in den passenden Projekt-Ordner zur Bearbeitung. Notiere Dir, wann Du diesbe- züglich etwas unternehmen wirst.
S wie Senden an andere: Sende Informationen gezielt an die richtigen Personen.

Über den Autor Helgo Bretschneider:
Er hat sich als Speaker und Trainer seit 2001 auf wir- kungsvolle Arbeitsmethoden spezialisiert, u.a. Gedächtnis- techniken, Effizientes Lesen. Darüber hinaus ist er NLP- Trainer und Gasttrainer auf un- seren Kongressen. Er hat viele renommierte Firmen als Semi- narkunden und ist ein ganz ausgezeichneter Trainer.

www.impuls-seminare.de

Eine Geschichte und der Hawthorne-Effekt

Geschrieben am 4. April 2014 Von Gastautor Veröffentlicht unter Alle, Beruf, Erfolg .

Ein Motivationsprofessor kommt an einem Steinbruch vorbei und beobachtet die Menschen bei der Arbeit.
Als erstes sieht er einen richtigen Berufsbürokraten, der immer nur dann einen Schlag mit dem Hammer macht, wenn gerade jemand zusieht. Der Motivationsprofessor geht zu ihm hin und fragt ihn, wie viel Spaß ihm seine Arbeit macht. Der Typ schaut ihn völlig entsetzt an und sagt: „Spaß? Ich klopfe hier Steine. Das ist Schwerstarbeit und macht überhaupt keinen Spaß.“
Der Motivationsprofessor geht weiter. Der nächste, den er trifft, arbeitet schon etwas engagierter. Dong, Dong, Dong, Dong. Der Professor fragt auch ihn, was ihn bei seiner Arbeit motiviert. Der Mann antwortet. „Naja, heute ist doch ein wunderschöner Tag und wir verstehen uns hier im Team alle ganz wunderbar. Da macht das Arbeiten Spaß.“ Der Motivationsprofessor lässt noch nicht locker und hakt nach: „Ja und wie ist es sonst?“ Der Mann antwortet: „Also, wenn das Wetter im November so kalt ist, der Chef uns schlecht behandelt und wir uns gegenseitig mobben, dann ist es ein ekliger Job.“
Der Motivationsprofessor geht und weiter und sieht einen dritten Arbeiter. Dieser ist so ein richtiger Michelangelo. Wie besessen klopft der auf den Steinen rum. Alles Überflüssige fliegt weg und der Stein nimmt Konturen an. Der Motivationsprofessor traut sich erst gar nicht, ihn anzusprechen. Dann fragt er ihn aber doch, was ihn bei so einer Arbeit wie Steine klopfen motiviert. Der Mann schaut ihn völlig entsetzt und entgeistert an: „Steine klopfen? Ja sehen Sie denn nicht, was ich hier mache? Ich arbeite hier am Schlussgewölbe für eine wunderbare Kathedrale!”

Der Hawthorne-Effekt

Einer der bekanntesten und am häufigsten zitierten psychologischen Effekte ist der Hawthorne-Effekt. In den 1920er Jahren gab es eine Reihe von Experimenten dazu. Diese waren u. a. für den bahnbrechenden Umschwung der Arbeitsstruktur vom „Scientific Management“ zur „Human-Relations-Bewegung“ mitverantwortlich. Wie kam es dazu?

Die beiden Wissenschaftler Roethlisberger und Dickson führten ab 1924 eine Reihe von Experimenten in der Hawthorne-Fabrik der Western Electric Company durch, welche darauf abzielten, die Arbeitsleistung der Mitarbeiter noch weiter zu steigern. Zu diesem Zweck testete man zunächst, inwiefern sich die Lichtverhältnisse auf die geleistete Arbeit auswirkten. Es wurden in drei Abteilungen Durchschnittswerte ohne Veränderungen erhoben. Dann begann man die Helligkeit systematisch zu variieren, indem zusätzliche Glühbirnen für die Experimentalgruppe installiert wurden. Und tatsächlich stieg die Effizienz der Mitarbeiter an. Das Merkwürdige war jedoch, dass jede Veränderung der Lichtverhältnisse zu besseren Ergebnissen führte – sogar wenn man die Helligkeit bis zum Mondlicht verringerte.

In einer parallel arbeitenden Kontrollgruppe installierte man hingegen keine weiteren Glühbirnen, sondern instruierte die Versuchspersonen lediglich darüber, dass ein Experiment durchgeführt werden würde. Es zeigte sich, dass auch bei dieser Gruppe die Leistung anstieg, obwohl sich, materiell gesehen, in ihrem Umfeld nichts geändert hatte.

In einer weiteren Untersuchungsreihe ging es um die Wirkung von Ruhepausen und der Länge des Arbeitstages. Auch hier gab es paradoxe Effekte. Die Arbeitsleistungen nahmen scheinbar unabhängig von den experimentell variierten Arbeitsbedingungen zu.

Nun tat sich der Gedanke auf, dass der Effekt nicht auf die unabhängige Variable „Lichtverhältnis“ zurückzuführen sei, sondern ein externer Faktor, also eine Stör- oder Drittvariable das Ergebnis beeinflussen könnte. Da die Kontrollgruppe ebenfalls eine Leistungssteigerung zu verzeichnen hatte, schloß man daraus, dass durch die erhöhte Aufmerksamkeit, die den Arbeitern im Rahmen des Experiements zuteil wurde, sich deren Leistung erhöht hat. Man nannte dieses Phänomen daher „Hawthorne-Effekt“.

Für die Arbeitswelt hatte dies erstmals zur Folge, dass der Fokus verstärkt auf das Personal und soziale Faktoren gelenkt wurde. Dies war quasi die Geburtsstunde des Human-Resources-Managements und der Human Relations Bewegung, also der Personalfindung, -führung und vor allem -entwicklung.

Wie sich später herausstellte, wurden die Untersuchungen jedoch nicht ganz sauber durchgeführt. Die Forscher hatten unterschlagen, dass die Versuchspersonen bessere Löhne erhalten hatten und ihnen angedroht wurde, sie bei mangelnder Kooperation wieder auf ihren alten Arbeitsplatz zurückzuschicken.

Arbeitsplatzorganisation

Geschrieben am 30. Januar 2014 Von Gastautor Veröffentlicht unter Alle, Beruf .

Tipps von Expertin Rositta Beck

Die Informationsflut erschwert an vielen Arbeitsplätzen die tägliche Arbeit. Hereinkommende E-Mails unterbrechen den Arbeitsfluss, Zurufe von Kollegen zwischen Tür und Angel werden irgendwie gemerkt oder auf Zettelchen notiert, Anrufe werden entgegengenommen und lassen sich einem Vorgang nicht direkt zuordnen. Ach – wo ist eigentlich der Vorgang? Hatte ich das nur auf dem PC oder ausgedruckt? Muss ich mir direkt noch mal aufschreiben – Zettelchen, … Da kommt dann schon wieder eine Neuigkeit. Fluch und Segen zugleich – die technischen Möglichkeiten. Sie erlauben ständigen Zugriff und auch Erreichbarkeit. Verpassen möchte man schließlich auch nichts, dafür sorgt WhatsApp auf dem Smartphone, Twitter & Co lassen ebenso grüßen.

Arbeitsunterbrechungen

Hinzu kommen Informationen, die man im Intranet oder in Online-Portalen recherchiert. Sogar Facebook hat Einzug in die Arbeitswelt erhalten. Auf Firmen-Fanseiten finden sich hilfreiche Beiträge und gleichzeitig verleitet das, sich „mal kurz“ die persönliche Pinnwand anzuschauen. So viel erst einmal zu dem, was uns umgibt und was es auslöst: Unterbrechungen, Zeitdruck und Stress. Unterbrechungen lenken vom Wichtigen ab. Es kommt zu spontanen Prioritäten – „nur mal kurz … machen“. Das wirkt sich auf die Planungssicherheit und die Qualität aus. Wie viele Unterbrechungen hast Du am Tag zu verkraften? Verschaffe Dir einen Überblick, in dem Du ein Unterbrechungsprotokoll führst. Notiere Dir, wann Du welche Unterbrechung erfährst in einer Strichliste. So erhältst Du einen Eindruck über die Anzahl, Art und den am stärksten betroffenen Zeitabschnitt. Führe diese Liste über eine oder zwei Wochen. Vielleicht reichen auch schon drei Tage und Du erkennst bestimmte Muster. Jetzt hast Du die Möglichkeit, daraus Verhaltensänderungen abzuleiten.

Schaffe Dir Rituale, sie sorgen für Struktur im Informationsdschungel. An M-Tagen (Montag und Mittwoch), werden Rechnungen geschrieben, an D-Tagen (Dienstag und Donnerstag) Kunden akquiriert.

Arbeitsplatzorganisation – Posteingang – E-Mails abrufen

Schauen wir uns Dein bisheriges Posteingangs-Ritual an. Was hat sich denn in Deinem Posteingang so angesammelt – wie viele E-Mails bietest Du? In unseren Seminaren fragen Teilnehmer dann nach „Gelesene oder ungelesene?“. Es gibt auch „Experten“, die Gelesene zu Ungelesenen machen, damit diese über Hervorhebung noch sichtbar bleiben. Das ist alles andere als effizient und macht überhaupt keinen Spaß! Etwas, was ich schon einmal gelesen habe, jetzt nicht erledige, als Ungelesen kennzeichne, um es dann irgendwann noch einmal zu lesen und und und – die Information wird dadurch wirklich nicht attraktiver. Statt sich von hereinkommenden E-Mails unterbrechen zu lassen, könntest Du drei feste Zeiten für die Bearbeitung einrichten. Das sorgt auch schon für weniger gedankliche Rüstzeiten beim auf und ab zwischen Konzentration – Unterbrechung – Wiederfinden des vorausgegangenen Arbeitsschrittes. Ein Bündeln in Arbeitsblöcke oder Intervalle um 09:00, 11:30 und 14:00 Uhr reduziert Unterbrechungen ungemein. E-Mail ist kein Telefon. Würdest Du der Feuerwehr eine E-Mail senden „Hier brennt es!“? Niemand kann verlangen, auf eine E-Mail SOFORT eine Antwort zu erhalten. Falls doch, solltest Du in einem Gespräch Erwartungen und Möglichkeiten miteinander klären.

Posteingang – AHA-Methode

Reduziere die Informationsflut mit der AHA-Methode für den Posteingang (Papier und E-Mail). Stelle Dir dazu drei Fragen und entscheide direkt. Die erste Frage lautet: Kann ich diese Nachricht löschen, ist sie „Abfall“ (A)? Sind Deine Kriterien für „darf“ gelöscht werden klar? Wir meinen, es muss sogar gelöscht werden. E-Mail ist nicht das Logbuch Deines Berufslebens. Du trägst auch die Post nicht wieder zurück in Deinen Briefkasten, wenn Du Dir gerade unsicher bist, ob Du das Schriftstück noch einmal brauchst. Falls Du die Frage „kann gelöscht werden“ mit Ja beantwortest, dann TUE es bitte auch.

Sonst stelle Dir die zweite Frage: Welches Handling (H), welche Aufgabe hast Du mit diesem Brief/dieser E-Mail? Lässt sie sich innerhalb von drei Minuten erledigen? Dann TUE es jetzt direkt. Ansonsten überlege Dir, wie lange eine Bearbeitung dauert und plane diese Zeit in Deine Aufgabenliste mit einem festen Datum ein. Die Dauer ist insofern wichtig, als Deine Aufgabenliste maximal 60 % der täglichen Arbeitszeit umfassen sollte. Bei einem acht Stunden Tag darfst Du also maximal fünf Stunden verplanen. Die übrigen 40 % (drei Stunden) füllen sich durch Unterbrechungen und Neues von selbst. Dabei gehen wir hier von einem „normalen“ Arbeitsplatz abseits von Arztpraxen, Kliniken, Feuerwehr, Börse aus. In diese Aufgabenliste trage auch wiederkehrende, zugerufene oder telefonisch erhaltene Aufgaben ein. Für den privaten Bereich eignen sich kostenlose softwareseitige Hilfen wie Evernote, Remember the Milk, Toodledo für PC, Tablet oder Smartphones. Je nachdem, welches Mailprogramm Du nutzt, empfehlen wir einen Ordner am Posteingang, der „warten auf …“ heißt. Hier rein verschiebst Du E-Mails mit Fälligkeitstermin und Erinnerungsfunktion. Für die Papiervariante helfen Wiedervorlagesysteme wie Pultordner (1 – 31) oder Hängemappen. So hat der Termin bis zur Aufgabe seinen Platz.

Schnellbausteine und auch Quicksteps (neu ab Outlook 2007) erleichtern eine kurze Information an den Versender. Sinngemäß „vielen Dank … wir benötigen noch etwas Zeit und melden uns …“. Das spart Rückfragen.

Ja und jetzt die dritte und finale Frage, wenn die Information weder gelöscht werden kann noch ein Handling erfordert, bleibt nur noch Ablage (A) übrig. Speichere oder lege die Information ab.

Das Ergebnis dieser AHA-Methode: der Posteingang ist leer.

Ablage- und Wiedervorlagesystem – Einheitliches Ablagesystem

Wenn Du ein gutes Ablage- und Wiedervorlagesystem einsetzt, arbeitest Du sogar ganz ohne Stapel. Auch die Anzahl interner E-Mails lässt sich über eine gute Organisation reduzieren. Dazu müssen allen Beteiligten die Ablageregeln (Ablageplan, Konvention Dateinamen, Aufbewahrungsfrist) klar sein. Mit angewendeter Hyperlinkfunktion werden Dateien dann intern nicht mehr versendet, sondern nur noch der Link. Das reduziert auch verschiedene Versionen und Speicherorte des Dokumentes. Eine überarbeitete Ablagestruktur auf dem Server spart Nerven und Suchzeiten. Gerade dort, wo ohne Sharepoint oder Dokumentenmanagementsystem mit dem Windows-Dateisystem gespeichert wird, sind diese Regeln wichtig. Sonst entstehen „Hoheitsgebiete“ wie „meine“ und „deine“ Ablage. Die positive Absicht: „ich finde mich nicht zurecht und damit ich Zeit spare, lege ich mir mein Dateisystem an.“ So existieren Dateien dann mehrfach unter anderem Namen, werden gesucht, überarbeitet und es entstehen verschiedene Versionen. Kommen neue Mitarbeiter oder neue Projektmitglieder hinzu, wird es abenteuerlich.

Grundregeln Ablagestruktur – Ablageordner reduzieren

Eine Grundregel für die Ablagestruktur lautet: Reduziere die Anzahl der Ordner auf der ersten Ebene auf zehn. Hast Du mehr als zehn, gibt es zwei Zeitfresser. Den einen beim Versuch, eine Datei im richtigen Ordner zu finden, und den anderen, wenn Du eine neue Datei speichern willst. Besonders beim Speichern besteht die Gefahr, zusätzliche Ordner zu bestehenden anzulegen oder die Datei einfach an anderer Stelle „übergangsweise“ abzulegen. Es soll ja immer alles schnell gehen.

Erreichbarkeit von Dateien für alle

Dateien sollten von allen Beteiligten ohne Such-Nachfragen erreichbar sein. Wem nützen Dateien auf dem Home-Laufwerk oder, schlimmer noch, wenn jeder lokal speichert? Schließlich haben wir es nicht mit „meinen“ oder „deinen“ Dateien zu tun – sie müssen allen am Prozess Beteiligten zugänglich sein. Lokales Speichern birgt das Risiko des Datenverlustes (Hardware-Defekt, Diebstahl des PCs).

Weitere Aspekte um die Informationsflut einzudämmen

Die eigenen Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern, zum Beispiel Schnell-Lesetechniken einsetzen, annahmegerecht Nein zu sagen, Informationsdiät einzufordern, klare Entscheidungen zu fällen, sind ein Ansatz, das Mehr an Informationen im Griff zu halten.

Unterscheidung zwischen wichtigen und unwichtigen Informationen

Reflektiere kurz, mit welchen Informationen Du Dich während der letzten vier Arbeitstage befasst hast. Jetzt stelle Dir einmal die anderen gegenüber, mit denen Du Dich hättest befassen müssen. Gibt es hier eine Lücke? Wer oder was hat sich dazwischen gedrängt? Kamst Du dadurch Deinem Ziel näher? Auf welche Informationen könntest Du zukünftig verzichten? Welche benötigst Du als Exzerpt statt als 50 Seiten PDF? Es gehört Entschlossenheit dazu, eine andere Informationskultur beispielsweise bei übergroßen Verteilern anzusprechen.

Selbstdisziplin ist mehr und mehr gefragt. Ein jeder ist gefordert abzuwägen, vor welchem Ziel sich das Lesen, die Weitergabe oder Archivierung von Informationen lohnt. Ist es einfach nur persönliches Interesse statt betriebliche Notwendigkeit? Steht das Ziel fest, solltest Du Dich auf Deinen Bedarf, Deine Fragen fokussieren.

Umgang mit Informationsflut:

Befasse Dich nur mit Informationen, die im Zusammenhang mit einem Ziel stehen.
Du kennst Deinen Informationsbedarf und hast in Deiner Tagesplanung Zeit für die Informationsbearbeitung berücksichtigt.
Eine Aufgabenliste bietet Überblick über Prioritäten, Erledigungsstand und die Möglichkeit der Volltextrecherche. Liste Deine Aufgaben täglich(!) auf und nummeriere sie dann nach Priorität. Frei nach Ivy Lee beginne mit Nummer zwei erst, wenn Nummer eins Deiner Liste erledigt ist, mit Nummer drei, wenn zwei erledigt ist, …
Dein Posteingang ist mindestens einmal pro Tag leer. Fordere Informationsdiät (nur relevante Verteiler) ein.
Ein transparentes Ablage- und Wiedervorlagesystem für Papier und PC schafft Zugriff für alle Beteiligten ohne Nachfragen (Holprinzip).

Rositta Rappen

Rositta Beck-Rappen, Expertin für Büroorganisation und Kommunikation ist Vollblut-unternehmerin, erfolgreiche Beraterin, Coach, Buchautorin, Referentin und Inhaberin von denkvorgang. Neben Arbeitsplatz-Coachings zählen Seminare (Inhouse und offen), Impulsvorträge und vor Ort Beratungen zum Angebot. Seit 2011 steht ein Netzwerk praxiserprobter Berater, Trainer und Coaches deutschlandweit zur Verfügung. Das Nutzenversprechen: So gelingt Zusammenarbeit.