Jeden Tag strömen gewaltige Fluten an Informationen auf uns ein. Menschen wollen uns sprechen, Fernsehen, Radio, Zeitungen, Magazine, Telefon, SMS, Fax, E-Mail, Facebook und Twitter buhlen um unsere Aufmerksamkeit. Man könnte sich den ganzen Tag mit den hereinkom- menden Informationen beschäftigen. Ein paar Minuten googeln, ein wenig Kontakt- pflege auf den Social Media-Plattformen und schon sind zwei Stunden um. In manchen Branchen vergehen gerade mal 10 Minuten, ehe der nächste Anruf oder die nächste E-Mail einen aus der aktuellen Aufgabe herausreißen. Bei dieser Fülle an Informationen brauchen wir zum einen die Fähigkeit, die wirklich wichtigen Dinge herauszufiltern und zum anderen Tech- niken und Methoden, um diese effizient zu bewältigen. Genau darum geht es in dem Buch „Und täglich grüßt die Daten- flut“ von Helgo Bretschneider, aus dem ich auf den nächsten Seiten einige Tipps vorstellen möchte. Mit zunehmender Informationsflut entwickelt sich unser Gehirn weiter. Heutige Gehirne haben sich der aktuellen Komplexität angepasst und können sie gut bewältigen. Allerdings führt zu hohe Dauerbelastung auch zu
Stress und in der Folge zu Überlastung. Da wir ständig von vielen attraktiven Reizen umgeben sind, braucht es immer emotio- nalere Ereignisse, um unsere Aufmerksam- keit überhaupt noch zu fesseln. Unsere Wahrnehmung wird immer oberflächlicher. Nachrichten berichten deshalb sehr häufig von negativen Ereignissen, um ihre Ein- schaltquoten hoch zu halten.
Multitasking
Auch wenn wir bis zu einem gewissen Grad die Fähigkeit haben, mehrere Dinge gleichzeitig zu bewältigen, so ist es doch gesünder und effizienter, sich nur mit einer Aufgabe zu beschäftigen, insbeson- dere beim Autofahren steigt die Gefahr deutlich, wenn wir gleichzeitig telefonie- ren. Beim Multitasking passieren mehr Fehler und die Arbeitsqualität sinkt. Wenn wir jedoch nicht in allen Bereichen 100% brauchen, kann Multitasking Zeit sparen. Durch ein gezieltes Training lässt sich die Arbeitsgedächtnisleistung und damit die Fähigkeit zum Multitasking erheblich verbessern. Fordere darum Dein Gehirn immer wieder heraus und erlebe Neues. Nimm einen anderen Weg zur Arbeit, iss mal mit Stäbchen usw. Spiele mehrmals pro Woche Schach, Sudoku oder ein pädagogisch-wertvolles Computerspiel. Es gibt wissenschaftliche Nachweise, dass sich dadurch das Arbeitsgedächtnis steigern lässt. Mache regelmäßig Entspannungs- übungen oder eine Meditation. Bei all dem ist es sehr wichtig, dass Du eine positive Einstellung zur Verarbeitung von Informa- tionen hast. Nutze alle Möglichkeiten und werde jeden Tag etwas erfahrener und weiser im Umgang mit der Informationsflut.
Effizienter Umgang mit E-Mail
E-Mails bieten ganz unbezweifelbar hervorragende Möglichkeiten, aber manchmal kann die Flut der Mails auch erdrückend sein. Viele Menschen haben ein suchtar- tiges Verhalten entwickelt.
Im 10-Minuten- Takt werden Mails abgerufen und teilweise gleich bearbeitet. Dabei werden aktuelle Tätigkeiten liegengelassen und die Einar- beitung nach der Unterbrechung ver- schlingt viel Zeit und geistige Ressourcen. Überdenke Dein Verhalten im Umgang mit E-Mails. Schaffe visuelle und akustische E-Mail-Meldungen ab und finde einen Rhythmus, der zu Dir passt. Für viele Bereiche ist es sicherlich völlig ausrei- chend 2-3 Mal am Tag Mails zu checken und sich dann auch wirklich die Zeit dafür zu nehmen. Reine Info-Mails müssen nicht unbedingt mit einer Danke-Nachricht-Erhalten-Mail beantwortet werden. Das schafft nur für beide Seite unnütze Zeitverluste. In vielen Fällen ist es wichtig, zeitnah auf hereinkommende Nachrichten zu reagieren. Wenn Du es nicht innerhalb von 48 Stunden schaffst, dann sende eine kurze Nachricht, dass die Mail angekom- men ist und Du sie zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten wirst.
Verwalten von Informationen
Ordnung im Büro spart in der Regel viel Zeit ein, weil Unterlagen schnell gefunden werden und der notwendige Überblick da ist. Man kommt auch nicht so leicht in Ver- suchung, sich plötzlich doch mit etwas an- derem zu beschäftigen. Nimm Dokumente nach Möglichkeit nur einmal in die Hand. Entscheide Dich nach dem MAUS-Prinzip:
M wie Müll: Werfe unnötige Informationen in den Papierkorb.
A wie Aktenordner: Lege nur ab, was Du wirklich brauchst. Mache es sofort.
U wie Unternehmen: Sortiere die Informa- tion in den passenden Projekt-Ordner zur Bearbeitung. Notiere Dir, wann Du diesbe- züglich etwas unternehmen wirst.
S wie Senden an andere: Sende Informationen gezielt an die richtigen Personen.
Über den Autor Helgo Bretschneider:
Er hat sich als Speaker und Trainer seit 2001 auf wir- kungsvolle Arbeitsmethoden spezialisiert, u.a. Gedächtnis- techniken, Effizientes Lesen. Darüber hinaus ist er NLP- Trainer und Gasttrainer auf un- seren Kongressen. Er hat viele renommierte Firmen als Semi- narkunden und ist ein ganz ausgezeichneter Trainer.